پایان دادن به یک تماس تلفنی مهارت مهمی است که هم در محیط های شخصی و هم در محیط های حرفه ای باید داشته باشید. چه در حال پایان دادن به یک مکالمه کاری یا پایان دادن به یک گفتگوی دوستانه باشید، مراحل و تکنیک های مختلفی وجود دارد که می توانید برای پایان دادن به تماس به راحتی از آنها استفاده کنید. در این راهنمای جامع، ما هفت مرحله را به همراه راه‌ها و نکات آسان دیگر برای پایان مؤثر یک تماس تلفنی بررسی خواهیم کرد.
مرحله 1: برای نتیجه گیری آماده شوید قبل از شروع فرآیند پایان دادن به تماس، بسیار مهم است که خود را از نظر ذهنی آماده کنید. اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات لازم را منتقل کرده اید، به هر گونه نگرانی رسیدگی کرده اید و به نقطه توقف طبیعی در گفتگو رسیده اید. با این کار می توانید از قطع ناگهانی تماس و گیج یا ناراضی ماندن طرف مقابل جلوگیری کنید.
مرحله 2: ابراز قدردانی ابراز قدردانی بخش مهمی از پایان دادن به تماس تلفنی با یک یادداشت مثبت است. یک لحظه از طرف مقابل برای وقت، توجه یا کمکش در طول مکالمه تشکر کنید. این عمل ساده قدردانی لحن دوستانه ای ایجاد می کند و تأثیر مثبتی بر جای می گذارد.
مرحله 3: خلاصه نکات کلیدی برای اطمینان از وضوح و تقویت درک، نکات کلیدی مورد بحث در طول تماس را خلاصه کنید. این مرحله به هر دو طرف کمک می‌کند تا تأیید کنند که در یک صفحه هستند و ایده‌های اصلی یا موارد عمل را به دقت درک کرده‌اند. خلاصه کردن همچنین نشان دهنده دقت و دقت است.
مرحله 4: ارائه پایان کار پیشنهاد بسته شدن برای نشان دادن پایان یافتن مکالمه حیاتی است. شما می توانید این کار را با نشان دادن اینکه سوال یا موضوع دیگری برای بحث ندارید انجام دهید. مودبانه ذکر کنید که همه مواردی را که باید در طول تماس به آنها رسیدگی کنید، پوشش داده اید.
مرحله 5: بپرسید که آیا چیز دیگری لازم است یا نه قبل از اینکه تماس را به طور کامل به پایان برسانید، باید از او بپرسید که آیا مورد دیگری وجود دارد که طرف مقابل مایل به بحث یا توضیح باشد. این نشان دهنده تمایل شما برای پاسخگویی به سؤالات یا نگرانی های باقی مانده آنها است. با دادن فرصتی به آنها برای مطرح کردن نکات اضافی، توجه و تعهد به ارتباط کامل را نشان می دهید.
مرحله 6: مراحل بعدی را برنامه ریزی کنید در صورت امکان، در مورد مراحل بعدی یا اقدامات بعدی لازم بحث و برنامه ریزی کنید. این می‌تواند شامل برنامه‌ریزی یک تماس آینده، تشکیل جلسه یا تشریح وظایفی باشد که هر یک از طرفین انجام خواهند داد. با ایجاد گام‌های بعدی واضح، مطمئن می‌شوید که هر دو طرف همسو هستند و از مسئولیت‌های خود در حرکت رو به جلو آگاه هستند.
مرحله 7: با ادب پایان دهید در نهایت، تماس را با بیانیه پایانی مودبانه پایان دهید. عبارات رایج عبارتند از: «باز هم از شما برای وقتی که گذاشتید متشکرم»، «صحبت کردن با شما عالی بود» یا «روز فوق العاده ای داشته باشید». این حسن نیت نهایی تأثیر مثبتی بر جای می گذارد و گفتگو را در یک یادداشت دوستانه به پایان می رساند.
روش های آسان اضافی برای پایان دادن به تماس تلفنی:
- نتیجه‌گیری را اعلام کنید: از عباراتی مانند “یک چیز دیگر قبل از پایان صحبت” یا “قبل از اینکه تماس خود را تمام کنیم” استفاده کنید تا نشان دهد که مکالمه در حال پایان است.
- اطلاعات تماس را پیشنهاد دهید: در صورت لزوم، اطلاعات تماس خود را در صورتی که شخص دیگر بعداً نیاز دارد با شما تماس بگیرد، ارائه دهید.
- تأیید تفاهم: قبل از پایان تماس، تأیید کنید که هر دو طرف تمام نکات مورد بحث را درک کرده‌اند و هیچ سؤال یا تردیدی وجود ندارد.
- از محدودیت‌های زمانی استفاده کنید: اگر وقتتان کم است، مؤدبانه آن را ذکر کنید و به طرف مقابل اطلاع دهید که باید به زودی تماس را به پایان برسانید.
- مجموعه موارد اقدام: قبل از خداحافظی، سریعاً همه موارد اقدام یا وظایف محول شده در طول تماس را جمع بندی کنید تا از وضوح و مسئولیت پذیری اطمینان حاصل کنید.
- از عبارات انتقالی استفاده کنید: از عباراتی مانند “من مشتاقانه منتظر شنیدن شما هستم"، “بگذارید بعداً پایگاه را لمس کنیم” یا “من را به روز نگه دارید” استفاده کنید تا به آرامی به پایان تماس منتقل شوید.
- به وقت دیگران احترام بگذارید: تصدیق کنید که همه برنامه‌های شلوغی دارند و از زمانی که طرف مقابل برای تماس اختصاص داده است تشکر کنید.
27 نکته برای پایان دادن به تماس تلفنی:
- در طول مکالمه لحن مثبت و دوستانه خود را حفظ کنید.
- از قطع صحبت یا عجله کردن طرف مقابل خودداری کنید.
- گوش دادن فعال را تمرین کنید تا مطمئن شوید که نکات و نگرانی های آنها را درک می کنید.
- مختصر باشید و از رفتن روی مماس ها اجتناب کنید.
- بسته به ماهیت تماس (شخصی در مقابل حرفه ای) از زبان و لحن مناسب استفاده کنید.
- از استفاده از اصطلاحات تخصصی یا اصطلاحات فنی که ممکن است طرف مقابل را سردرگم کند اجتناب کنید.
- به تفاوت های فرهنگی در سبک ها و هنجارهای ارتباطی توجه داشته باشید.
- میزان علاقه و میزان مشارکت طرف مقابل را در طول تماس بسنجید.
- سرعت صحبت کردن خود را طوری تنظیم کنید که با سرعت شخص دیگر مطابقت داشته باشد.
- از نشانه‌های غیرکلامی مانند تکان دادن سر یا لبخند زدن (حتی اگر دیده نشوند) برای نشان دادن توجه استفاده کنید.
- از حواس پرتی یا سر و صدای پس زمینه که ممکن است مکالمه را مختل کند، اجتناب کنید.
- هنگام رسیدگی به نگرانی ها یا مسائل مطرح شده توسط طرف مقابل، همدلی و درک را تمرین کنید.
- صبور باشید و به طرف مقابل فرصت کافی بدهید تا خودش را به طور کامل بیان کند.
- از موضوعات بحث برانگیز یا حساس خودداری کنید مگر اینکه برای هدف مکالمه ضروری باشد.
- مراقب لحن صدای خود باشید و مطمئن شوید که صدایتان محترمانه و حرفه ای باقی می ماند.
- سبک ارتباط خود را متناسب با ترجیحات طرف مقابل (مثلاً رسمی در مقابل غیر رسمی) تطبیق دهید.
- برای هر گونه مشارکت، پیشنهاد یا دیدگاهی که توسط شخص دیگر به اشتراک گذاشته شده است، قدردانی کنید.
- از انحصار مکالمه خودداری کنید و به طرف مقابل فرصت مساوی برای صحبت بدهید.
- با احترام، نظرات یا دیدگاه‌های متفاوت را بدون اینکه درگیر شوید، به چالش بکشید.
- از طنز کم و مناسب استفاده کنید، به خاطر داشته باشید که شوخی‌ها می‌توانند ذهنی باشند.
- از استفاده بیش از حد از کلمات یا عبارات پرکننده خودداری کنید (به عنوان مثال، “اوم"، “پسندید"، “می دانید").
- واضح صحبت کنید و کلمات را بیان کنید تا مطمئن شوید پیام شما به راحتی قابل درک است.
- مواظب لحن خود باشید و از تحقیرآمیز یا حمایت کننده بپرهیزید.
- از زبان مثبت استفاده کنید و از منفی نگری یا انتقاد بیش از حد خودداری کنید.
- وقت شناس باشید و به مدت تماس توافق شده احترام بگذارید.
- از هر دستورالعمل آداب معاشرت تلفنی در سازمان یا صنعت خود پیروی کنید.
- در مورد هر تماس فکر کنید تا زمینه های بهبود در مکالمات آینده را شناسایی کنید.
با دنبال کردن این هفت مرحله، ترکیب راه‌های آسان برای پایان دادن به تماس تلفنی و اجرای نکات ارائه شده، می‌توانید مهارت‌های ارتباطی خود را تقویت کنید و تأثیر مثبتی بر طرف مقابل بگذارید.
سه مرجع معتبر که در تهیه این مقاله از آنها استفاده شده:
- Harvard Business Review: Harvard Business Review یک نشریه بسیار معتبر است که بینش و تحقیقی را در مورد موضوعات مختلف مرتبط با تجارت، از جمله تکنیک‌های ارتباط موثر ارائه می‌کند.
- Forbes: فوربز یک مجله تجاری مشهور است که طیف گسترده ای از موضوعات را پوشش می دهد، مشاوره تخصصی و نکاتی در مورد استراتژی های ارتباطی حرفه ای ارائه می دهد.
- Inc.com: Inc.com یک منبع آنلاین قابل اعتماد برای کارآفرینان و متخصصان تجارت است که راهنمایی های عملی را در مورد جنبه های مختلف ارتباطات تجاری، از جمله آداب معاشرت تلفن ارائه می دهد.
مراجع فوق منابع عمومی هستند که به دلیل تخصص خود در مهارت های ارتباطی شناخته شده اند و ممکن است مقالاتی در مورد پایان دادن به تماس های تلفنی منتشر نکرده باشند.
