صحبت کردن با یک نگهدارنده گاهی اوقات می تواند چالش برانگیز باشد، به خصوص اگر با این فرآیند آشنا نیستید یا در مورد بهترین راه برای برقراری ارتباط مطمئن نیستید. با این حال، با دنبال کردن چند مرحله و در نظر گرفتن برخی نکات، می توانید به طور موثر با یک نگهدارنده گفتگو کنید. در اینجا هشت مرحله و نه نکته اضافی وجود دارد که به شما در هدایت مکالمات با نگهدارنده کمک می کند:
مرحله 1: ایجاد کانال های ارتباطی پاک مطمئن شوید که کانال های ارتباطی واضحی با نگهدارنده ایجاد کرده اید. این می تواند شامل ایمیل، تماس های تلفنی یا جلسات حضوری باشد. داشتن یک روش تعیین شده برای برقراری ارتباط به ساده‌تر کردن فرآیند گفتگو کمک می‌کند.
مرحله 2: هدف مکالمه را درک کنید قبل از وارد شدن به مکالمه با یک نگهدارنده، مهم است که هدف بحث را درک کنید. اهداف خود و آنچه را که امیدوارید از گفتگو به دست آورید، روشن کنید. این به هدایت رویکرد شما کمک می کند و اطمینان حاصل می کند که تمرکز شما را حفظ می کند.
مرحله 3: سؤالات یا موضوعات مرتبط را آماده کنید فهرستی از سؤالات یا موضوعات مرتبط را که می‌خواهید با نگهدارنده بحث کنید، تهیه کنید. این می تواند به حفظ مکالمه در مسیر صحیح کمک کند و اطمینان حاصل کند که به تمام نکات مهم توجه شده است.
مرحله 4: گوش دادن فعال در طول مکالمه، گوش دادن فعال را تمرین کنید. به آنچه نگهدارنده می گوید توجه کنید، در صورت نیاز سوالات روشن کننده بپرسید و از قطع کردن صحبت خودداری کنید. گوش دادن فعال نشان دهنده احترام است و به شما کمک می کند تا تمام اطلاعات لازم را جمع آوری کنید.
مرحله 5: محترمانه و حرفه ای باشید لحن محترمانه و حرفه ای را در طول مکالمه حفظ کنید. با نگهدارنده به عنوان یک حرفه ای با ارزش رفتار کنید و از هر گونه زبان درگیری یا بی احترامی خودداری کنید. به یاد داشته باشید که ارتباط موثر مستلزم احترام متقابل است.
مرحله 6: اطلاعات واضح و مختصر ارائه دهید هنگام بحث در مورد نگرانی های خود یا ارائه اطلاعات به نگهدارنده، واضح و مختصر باشید. از اصطلاحات غیر ضروری یا زبان پیچیده که ممکن است طرف مقابل را سردرگم کند، خودداری کنید. ارائه اطلاعات واضح کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که هر دو طرف در یک صفحه هستند.
مرحله 7: یادداشت برداری کنید در طول مکالمه یادداشت برداری کنید تا نکات مهم، موارد اقدام یا هر کار بعدی را ثبت کنید. این به شما کمک می کند تا جزئیات مورد بحث را به خاطر بسپارید و به عنوان مرجعی برای بحث های آینده باشد.
مرحله 8: پیگیری پس از مکالمه، در صورت لزوم با نگهدارنده پیگیری کنید. این می تواند شامل ارسال خلاصه ای از بحث، تأیید هر گونه اقدام مورد توافق یا برنامه ریزی جلسات آینده باشد. پیگیری نشان دهنده تعهد شما به ارتباط موثر است.
در اینجا 9 نکته اضافی برای بهبود مکالمات خود با یک نگهدارنده وجود دارد:
- آماده باشید: تحقیقات خود را انجام دهید و تمام اطلاعات مرتبط را قبل از گفتگو جمع آوری کنید.
- صبور باشید: به نگهدار اجازه دهید تا افکار و نظرات خود را بدون وقفه بیان کند.
- توضیح بخواهید: اگر چیزی را متوجه نمی‌شوید، به جای فرضیات، توضیح بخواهید.
- پرهیز از حواس‌پرتی‌ها: حواس‌پرتی‌ها را در طول مکالمه به حداقل برسانید تا مطمئن شوید که تمام توجه شما معطوف به بحث است.
- از زبان مناسب استفاده کنید: زبان و لحن خود را بر اساس سطح تخصص و آشنایی نگهدارنده با موضوع مورد نظر تطبیق دهید.
- احترام را رعایت کنید: اگر درباره اطلاعات حساس صحبت می کنید، مطمئن شوید که به توافق نامه های محرمانه و نگرانی های مربوط به حریم خصوصی احترام می گذارید.
- متمرکز بمانید: مکالمه را روی موضوع مورد نظر متمرکز نگه دارید و از روی مماس کردن خودداری کنید.
- قدردانی خود را بیان کنید: از زمان و تخصص نگهدارنده در طول مکالمه تشکر کنید.
- همدلی را تمرین کنید: سعی کنید دیدگاه نگهدارنده را درک کنید و نسبت به چالش‌ها یا نگرانی‌های او همدل باشید.
با پیروی از این مراحل و نکات، می توانید مکالمات سازنده و معناداری با یک نگهدارنده داشته باشید.
سه مرجع معتبر یا نام دامنه که در تهیه این نوشته از آنها استفاده شده است:
- Harvard Business Review: یک نشریه معتبر که به دلیل مقالات روشنگر خود در مورد موضوعات مختلف تجاری، از جمله استراتژی های ارتباطی، شناخته شده است.
- Forbes: یک نشریه تجاری شناخته شده که بینش ها و توصیه های ارزشمندی را از کارشناسان صنعت ارائه می دهد.
- انجمن وکلای آمریکایی (ABA): یک سازمان حرفه ای برای وکلا و متخصصان حقوقی که ارائه کننده رزومهرهنمودها و راهنمایی در ارتباط موثر با نگهبانان قانونی.
